Privacy statement

CMV Excelsior Grijpskerk, hierna te noemen “Excelsior” verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparantinformeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Excelsior.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum.Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Excelsior persoonsgegevens?

Excelsior verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

·        jeugdleden, leerlingen en wettelijkevertegenwoordigers hiervan

·        leden, oud-leden en ereleden

·        sponsoren en donateurs

·        vrijwilligers die niet lid zijn van Excelsior maar wel vrijwilligerswerk voor Excelsior verrichten

·        mensen die interesse tonen in een lidmaatschapbij Vereniging of ooit een lidmaatschap hebben gehad

·        contactpersonen van leveranciers, amateurkunstorganisaties, muziekonderwijsorganisaties, onderwijsinstellingen, muziekbonden, muziekfederaties en dergelijke

·        dirigenten, docenten, coördinatoren en dergelijke

·        organisatoren van festivals, concoursen, wedstrijden en andere evenementen

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Excelsior houdt de persoonsgegevens bij op een aantal manieren. Bijvoorbeeld de papieren inschrijfformulieren (archief) en digitale ledenlijst en gegevens van contactpersonen (Excel lijsten). Ook worden gegevensbewaard in mailprogramma e.d. De verantwoordelijkheid voor het verzamelen,bewerken en bewaren van deze gegevens ligt bij het bestuur.

Waarvoor verwerkt Excelsior persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van Excelsior of aan de slag wiltgaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juistewijze inschrijven als lid of andere relatie. Als je eenmaal lid of relatie van Excelsior bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. Gegevenskunnen ook gebruikt worden om je te informeren over de activiteiten en mededeling. Dit gebeurt middels een mailingprogramma zoals Mailchimp. Dit programma is van een Amerikaanse organisatie welke handelt in overeenstemming met de Europese richtlijnen voor privacy. Bij aanmelding wordt gevraagd of wij je op deze wijze mogen informeren. Wil je niet meer op deze wijze geïnformeerd worden dan kun je jezelf ten alle tijden afmelden door in de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken. Directe mailberichten vanuit het bestuur worden gezien als noodzakelijk om je te kunnen informeren over zaken. Hiervoor kun je jezelf niet afmelden.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ledenadministratie, contributie, bijhouden van jubilea, informeren van de organisatoren van festivals, concoursen en andere evenementenwaarbij ledenopgave verplicht is.

Verwerkt Excelsior bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens,bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens ofgegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens alswij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat onsvraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat strikt noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan gezondheidsgegevens (allergie, dieet, medicijngebruik en andere bijzonderegegevens) die nodig zijn voor de leiding bij een jeugdstudieweekend. Deze gegevens worden niet digitaal opgeslagen maar enkel voor de duur van het evenement op papier bewaart door de leiding en na het evenement vernietigd.

Hoe gaat Excelsior met persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langerdan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doelwaarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Het bestuur van Excelsior kan bij jouw persoonsgegevens. Opverzoek krijg je van de secretaris een overzicht van de gegevens die van jouworden bewaard. Indien je gegevens gewijzigd of verwijderd wil hebben kun jedit ook aangeven bij de Secretaris. Uiteraard kunnen geen gegevens verwijderd worden die noodzakelijk zijn voor de normale werkzaamheden.

Uitwisseling van persoonsgegevens

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Excelsior zal nimmer gegevens uitwisselen met externe partijen voor commerciële doeleinden. Gegevens worden alleen uitgewisseld met externe partijen als dit onderdeel is van de normale gang van zaken zoals bijvoorbeeld:

·        leerling gegevens worden uitgewisseld tussen muziekonderwijs instellingen en Excelsior, daar de rekening in eerste instantie door Excelsior wordt betaald.

·        Naam en instrumentgegevens van leden wordt gedeeld bij deelname aan festivals, concoursen of andere evenementen waarbij deze opgave verplicht is.  

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap na uitschrijvingbewaard om  informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor Excelsior met deze informatie mogelijk oud-leden te informerenover bijvoorbeeld een reünie of andere activiteiten. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Excelsior gebondenaan de daarvoor geldende (Europese) wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Excelsior verwerkt?

Via de secretaris kan een overzicht worden aangevraagd vanjouw persoonsgegevens

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen, opmerkingen klachten of het melden van eenvermoedelijk data-lekken je contact opnemen met het bestuur van 

Excelsior

Gebruik fotomateriaal

Tijdens je aanmelding wordt gevraagd of je bezwaar hebt dater foto’s worden gemaakt tijdens repetities, festival, concoursen, evenementen,concerten, optredens, studieweekenden en dergelijke. De foto’s kunnen dangebruikt worden voor de website, sociale media, promotie (posters, flyers),krantartikelen en dergelijk. Geef je geen toestemming, dan worden en geenzogenaamde portretfoto’s van jou gebruikt. Er kan echter nooit worden voorkomendat je in een groepsfoto terug te vinden bent. Dit is ook conform de Europesewet- en regelgeving.

Whats-App

Binnen de vereniging wordt veelvuldig gebruik gemaakt vanWhats-App. Door deel te nemen aan Whats App groepen zijn jouw naam entelefoonnummer (ongevraagd) zichtbaar voor de andere leden in de Whats-Appgroep. Excelsior is NIET verantwoordelijk hiervoor,
deelname is altijd een eigen vrije keuze en volledig voor eigen risico.

Wijzigingen privacy statement

Excelsior behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. De laatste versie zal altijd te vinden zijn op de website van Vereniging.

www.excelsiorgrijpskerk.nl/privacy-statement